Negocjacje zakupowe

Negocjacje zakupowe | Szkolenie warsztatowe dla kupców

Negocjacje zakupowe

Negocjacje zakupowe jest to proces dochodzenia do porozumienia pomiędzy kupcem a dostawcą odnośnie ustalenia warunków potencjalnej współpracy. Sytuacja taka występuje wówczas, gdy w pewnych obszarach strona kupująca oraz sprzedająca zgadzają się, a w innych występują rozbieżności. Rozmowy negocjacyjne dotyczą kwestii ustalenia warunków rozpoczęcia współpracy (zakupu towarów i usług) lub w przypadku już trwających relacji biznesowych – renegocjacji warunków zakupu.

Proces negocjacji zakupowych może odbywać się w różnych formach. Mogą to być zarówno negocjacje bezpośrednie (face to face) lub za pomocą środków komunikacji telefonicznej bądź elektronicznej (email, komunikatory internetowe, platformy zakupowe). Niezależnie od formy kontaktu podczas rozmów negocjacyjnych istotne jest stosowanie skutecznych i sprawdzonych  technik i taktyk negocjacyjnych przybliżających kupca do osiągnięcia satysfakcjonujących warunków zakupu.

Negocjacje zakupowe | Szkolenia dla działu zakupów

Zobacz program szkolenia z negocjacji zakupowych:

Warsztaty z negocjacji zakupowych

Negocjacje zakupowe to warsztatowe szkolenie, które od kilkunastu lat stale zyskuje na popularności. Z roku na rok coraz więcej kupców i specjalistów działu zakupów uczestniczy w warsztatach rozwijających umiejętności współpracy i negocjacji z dostawcami.

Wzrost zainteresowania szkoleniami dla kupców wynika w głównej mierze z faktu, iż optymalizacja procesu zakupów, w tym zmniejszenie ceny zakupów produktów i usług oraz uzyskiwanie lepszych warunków zakupów, wprost przekłada się na zwiększenie wyniku biznesowego firmy lub instytucji. Zwiększanie sprzedaży, przy w miarę ustabilizowanym rynku, jest coraz trudniejsze i generuje dodatkowe koszty, natomiast ograniczenie (zmniejszenie) ceny zakupu produktów i usług wprost przekłada się na wyniki finansowe.

Zakres szkolenia z negocjacji zakupowych

Szkolenie „Negocjacje zakupowe” koncentruje się na rozwoju umiejętności negocjowania z dostawcą. Warsztat dostarcza kupcom i specjalistom d.s. zakupów wiedzę oraz rozwija umiejętności stosowania technik negocjacyjnych w praktyce. Zakres szkolenia, poza taktykami i technikami negocjowania z dostawcą, zawiera elementy z obszarów usprawnienia organizacji i zwiększenia efektywności pracy kupca. Są to między innymi zagadnienia obejmujące:

Systemowe podejście do procesu zakupu

Szkolenie prezentuje systemowe podejście do pracy działu zakupów. Kupiec oprócz kontaktów z dostawcami ma za zadanie zarządzać pozostałymi relacjami w systemie, takimi jak: klient wewnętrzny (zamawiający), dział produkcji, dział rozwoju, dyrektorzy i pracownicy innych działów, potencjalni nowi klienci (dostawcy) i.t.d.

Istotne jest, aby kupiec podejmując działania na etapie procesu zakupowego, patrzył i myślał o firmie lub organizacji jak o całości. Często wykorzystanie nieoczywistych relacji oraz kreatywnych działań pozwoli kupcowi na osiągnięcie przewagi nad konkurencją.

Warsztaty negocjacyjne

Interaktywne warsztaty negocjacyjne

Ważnym aspektem, który wpływa na efektywność rozwoju umiejętności kupca jest sposób realizacji szkolenia, które odbywa się w formie interaktywnych warsztatów. Podczas szkolenia wykorzystywanych jest wiele ćwiczeń (ćwiczenia indywidualne, ćwiczenia w parach oraz ćwiczenia grupowe), które angażują uczestników oraz wpływają na efektywność nabywania wiedzy i umiejętności przez kupców. W trakcie kursu w formie warsztatów prowadzonych jest wiele symulacji negocjacyjnych, które dają uczestnikom możliwość przećwiczenia w praktyce nabytych umiejętności negocjowania zakupów u dostawcy.

Techniki negocjacji

Negocjacje zakupowe - techniki negocjowania

Techniki negocjacji, które kupiec może wykorzystać podczas rozmów z dostawcą, obejmują szereg działań zwiększających możliwości osiągnięcia lepszych warunków w procesie zakupu. Zanim jednak kupiec wykorzysta techniki negocjacji warto, aby ustalił strategię działania (cele długoterminowe, czyli co chce osiągnąć w perspektywie na przykład roku, dwóch lub pięciu) z danym klientem oraz taktykę realizacji strategii (sposób, w jaki cel długoterminowy ma zostać osiągnięty).

Negocjacje zakupowe z handlowcem reprezentującym dostawcę mogą być bardzo trudnym procesem. Wynika to w dużej mierze z faktu, iż handlowcy znacznie częściej niż pracownicy działu zakupów są szkoleni z prowadzenia rozmów handlowych z klientem oraz bardzo dobrze znają asortyment i konkurencję dla oferowanych przez siebie produktów lub usług. Kupiec, będąc osobą odpowiedzialną za zakupy u wielu dostawców, w różnych branżach, siłą rzeczy nie ma możliwości posiąść wszystkich informacji, jakimi dysponuje dostawca. Z tego powodu istotna jest znajomość i umiejętność stosowania technik negocjacji. Umiejętne stosowanie technik negocjacji pozwoli kupcowi na „nadrobienie” niedostatecznej znajomości przedmiotu negocjacji (asortymentu produktów lub usług dostawcy), a w przypadku dobrej znajomości tematu osiągnięcie jeszcze lepszych rezultatów, czyli warunków zakupu.

Co jest kluczem do skutecznych negocjacji zakupowych?

Na to, aby negocjacje uznać za udane i spełniające oczekiwania kupca wpływa wiele elementów i obszarów. Jest jednak jeden, który w sposób szczególny przybliża negocjatora do sukcesu. Jest to etap przygotowania. Solidne przygotowanie do negocjacji zakupowych pozwoli kupcowi na uwzględnienie podczas rozmów z dostawcą wszystkich (bądź prawie wszystkich, gdyż dostawca zawsze może czymś kupca zaskoczyć) istotnych kwestii negocjowanej transakcji. Pomimo, iż bardzo ważna jest znajomość i umiejętność stosowania rozmaitych taktyk, kruczków czy sztuczek, to jednak nic nie zastąpi profesjonalnego przygotowania.

Przygotowanie kupca do procesu pozyskiwania dla firmy lub organizacji dóbr i usług można podzielić na dwa obszary. Pierwszy obejmuje działania długofalowe takie, jak: opracowanie strategii działania (celów długoterminowych), przeprowadzenia analiz (np. analiza ABC, analiza XYZ, macierz Kraljica) pozwalających na określenie priorytetowych działań, wybór i zarządzanie dostawcami, weryfikacja i ocena dostawców, zabezpieczenie bezpieczeństwa i dywersyfikacja dostaw i.t.p. Drugi obszar obejmuje przygotowanie kupca do konkretnego procesu rozmów z dostawcą. Istotne jest tutaj właściwe określenie celów negocjacji w odniesieniu do wszystkich warunków, które kupiec uzna, jako warunki podlegające negocjacjom. Kolejna kwestia to określenie przedziałów negocjacyjnych mieszczących się w antycypowanej przez kupca strefie możliwego porozumienia z dostawcą (tzw. ZOPA – Zone Of Possible Agreement). Ponadto konieczne jest opracowanie alternatywy, w przypadku, gdyby negocjacje zakończyły się niepowodzeniem. W języku negocjacji taka alternatywa nazywana jest BATNA (Best Alternative To a Negotiation Agreement). Wskazuje ona kupcowi kierunki działania bądź też konkretne rozwiązania, gdyby proces negocjacji zakończył się niepowodzeniem. BATNA daje kupcowi odpowiedź na pytanie: „Co zrobię, jeśli nie osiągnę porozumienia w negocjacjach z dostawcą?”. 

Kolejną kwestią, na którą kupiec powinien zwrócić uwagę przed rozmową z dostawcą, jest zebranie informacji, zarówno o dostawcy, jak i o rynku i branży, w której dokonuje zakupu, aby podczas rozmowy z klientem zwiększyć możliwość dysponowania merytorycznymi argumentami. Posiadanie kluczowych informacji to obecnie niezwykła siła, która może przechylić szalę rozmów na korzyść kupca.

Pozyskiwanie informacji przez kupca od dostawcy - sztuka zadawania pytań

Po właściwym przygotowaniu do negocjacji następuje spotkanie kupca z dostawcą , którego celem jest ustalenie warunków potencjalnej współpracy. Na wstępie (po etapie budowania relacji i wymianie kurtuazyjnych grzeczności) warto zadać kilka pytań, aby więcej dowiedzieć się o drugiej stronie, jej interesach, motywacji czy oczekiwaniach. Informacje te pozwolą kupcowi na ukierunkowanie prowadzenia dalszej rozmowy, dostosowanie argumentacji oraz zwiększą szansę na uzyskanie lepszych warunków współpracy.

Podczas zadawania pytań warto zwrócić uwagę, aby druga strona nie czuła się przesłuchiwania, lecz odczuwała to jako naturalną rozmowę oraz odbierała jako zainteresowanie jego firmą przez kupca. Z tego powodu warto zatem zadawanie pytań przeplatać luźną rozmową, aby nie wzbudzić w dostawcy zbytniej czujności i w konsekwencji niechęci do udzielania dalszych informacji.

Negocjowanie warunków zakupu

Zebrane informacje stanowią grunt pod skuteczne negocjacje dotyczące ustalenia warunków potencjalnej umowy zakupu. Na tym etapie następuje przedstawienie propozycji wyjściowych warunków: z jednej strony dostawcy, z drugiej kupca. Warunki te, w trakcie postępujących rozmów, najczęściej ulegają (często znacznym) modyfikacjom. Ustępowanie ze wstępnie przedstawionych warunków jest naturalną częścią składową procesu negocjacji. Ustępstwa podczas negocjacji są bowiem oczekiwane przez obie strony. Ważne jest natomiast, aby nie ustępować za darmo. Jeśli jedna strona ustępuje, wówczas powinna uzyskać coś w zamian, czyli ustępstwo partnera negocjacji w innej kwestii.

Podczas procesu negocjacji zakupowych wykorzystywanych jest wiele technik, które mogą przybliżyć kupca do osiągnięcia satysfakcjonujących warunków transakcji. Są to techniki, które dotyczą otwarcia właściwych negocjacji, sposobu przedstawienia propozycji wyjściowych, wspomniane już techniki wymiany ustępstw czy sposoby na pokonywanie impasu podczas rozmów negocjacyjnych. Bardzo istotne jest, aby poznane techniki kupiec miał możliwość przećwiczyć podczas warsztatów z negocjacji. Sama znajomość technik jest dopiero bazą pod wyćwiczenie umiejętności, które kupiec będzie mógł wykorzystać w rozmowie z dostawcą. Ćwiczenia podczas szkolenia są bowiem kwintesencją rozwoju umiejętności negocjatora. Największy wpływ na rozwój umiejętności negocjacyjnych kupca mają symulacje negocjacyjne. Podczas symulacji rozmów pomiędzy kupcem, a dostawcą uczestnik szkolenia ma możliwość przećwiczenia poznanych umiejętności. Po przeprowadzeniu symulacji otrzymuje rozwojową informację zwrotną od pozostałych uczestników warsztatów, jak i od trenera. Następnie podczas kolejnej symulacji negocjacyjnej odbywającej się w trakcie szkolenia ma możliwość skorygowania własnych działań i zastosowanie w praktyce otrzymanych instrukcji. To tak jak w anegdocie o ulicznym skrzypku w Nowym Jorku, który na pytanie przechodnia o to, jak dostać się do Metropolitan Opera, odpowiada: „No… Proszę Pana, to trzeba ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć”.

Zakończenie procesu negocjacji zakupowych

Zakończenie negocjacji powinno zawierać podsumowanie i spisanie ustaleń oraz parafowanie poczynionych ustaleń. Forma potwierdzenia ustaleń zależy od kilku czynników i może odbywać się w różny sposób. Czasem jest to spisanie wypracowanych rozwiązań oraz ich podpisanie przez obie strony, czasem przesłanie ustaleń pocztą elektroniczną przez jedną ze stron. Może też być to ustalenie w formie ustnej, które na późniejszym etapie zostanie sformalizowane np. poprzez podpisanie umowy lub przesłanie faktury proforma. Są to tylko przykładowe formy zakończenia procesu negocjacji i podsumowania ustaleń, gdyż w praktyce mogą się one odbywać w różnych formach. Istotne jest, aby zakończony proces negocjacji przełożył się na konkretne działania zmierzające do realizacji ustalonych wspólnie finalnych postanowień. I na koniec jeszcze jedna bardzo istotna kwestia. Niezależnie jak potoczą się negocjacje z dostawcą – może się zdarzyć, iż pomimo dużego zaangażowania czasu i środków nie dojdziemy do porozumienia – warto zakończyć negocjacje w pozytywnej atmosferze. Pozostawienie za sobą „otwartych drzwi” daje kupcowi możliwość (i zarazem lepszą pozycję wyjściową) w przypadku powrotu do rozmów lub potencjalnych transakcji w przyszłości.

Negocjacje zakupowe - komunikacja z dostawcą

Wpływ komunikacji z dostawcą na wynik negocjacji zakupowych

Komunikacja z dostawcą jest ważnym elementem, zarówno podczas prowadzenia procesu negocjacji zakupowych, jak i utrzymywania długofalowych relacji z partnerem biznesowym. Właściwa komunikacja pozwala na zbudowanie i podtrzymywanie pozytywnych relacji, które przekładają się na wzmacnianie kontaktów interpersonalnych i biznesowych. Pozytywna komunikacja z dostawcą może bowiem wpłynąć na decyzje podejmowane przez drugą stronę, które będą bardziej przychylne dla kupca, niż dla innego odbiorcy.

W jaki sposób komunikować się z dostawcą? Jaki styl przyjąć, aby osiągnąć cel negocjacyjny?

Można wyróżnić kilka stylów negocjacyjnych, w zależności od podejścia i preferencji kupca oraz jego nastawienia wobec dostawcy oraz oczekiwań wobec firmy, od której nabywane są produkty i usługi. Przegląd stylów pozwala na wyróżnienie trzech podstawowych podejść wobec negocjacji zakupowych: wygrany-przegrany, przegrany-wygrany oraz wygrany-wygrany (z j. ang. win-win). Stylów negocjacyjnych można wyróżnić więcej, natomiast na potrzeby omówienia wpływu sposobu negocjowania kupca z dostawcą podział ten wydaję się optymalny. Zanim jednak omówiony zostanie wpływ poszczególnych stylów należy wskazać dwie zasadnicze kwestie:

1. Stylów negocjacyjnych (np. wygrany-przegrany) nie należy traktować zero-jedynkowo, lecz jako większy lub mniejszy poziom zadowolenia każdej ze stron negocjacji z osiągniętego rezultatu.

2. Na poziom satysfakcji z wynegocjowanego przez kupca kontraktu (jak również wynegocjowanego porozumienia przez dostawcę) wpływają nie tylko ustalone warunki biznesowe lecz również psychologiczne odczucia związane z poczuciem odniesienia zwycięstwa bądź porażki.

W jaki sposób zastosowanie poszczególnych stylów negocjowania wpływa na odniesiony efekt biznesowy oraz na dalszą współpracą kupca z dostawcą? Styl wygrany-przegrany (rywalizacyjny) pozwala kupcowi na uzyskanie lepszych, niż druga strona warunków biznesowych , natomiast niekorzystnie może wpływać na dalsze relacje. Jeśli w przyszłości dojdzie no negocjacji kupca z dostawcą, który doznał poczucia przegranej może się wówczas dużo lepiej przygotować do procesu negocjacji oraz zrewanżować podobnym działaniem, chcąc zrekompensować sobie doznaną porażkę. Styl przegrany-wygrany, w którym to kupiec uzyskuje gorsze warunki (niż obiektywnie mógłby osiągnąć) kosztem dostawcy powoduje, iż cele biznesowe kupca nie zostają osiągnięte w optymalnym zakresie. Sytuacja taka może zaistnieć w kilku okolicznościach. Może to być efektem braku odpowiedniego przygotowania kupca do negocjacji. Gdy kupiec w niewystarczającym stopniu przygotuje się do rozmów z dostawcą, wówczas same umiejętności oraz znajomość technik mogą nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Kolejną przyczyną nie uzyskania przez kupca optymalnych warunków zakupu może być potrzeba zbudowania, wzmocnienia lub odbudowania relacji z dostawcą, a zapewnienie bezpieczeństwa zakupu staje się ważniejsze, niż uzyskane warunki biznesowe. Ponadto wpływ mogą mieć między innymi takie czynniki jak: motywacja i determinacja negocjatora, umiejętności komunikacyjne, asertywność, doświadczenie negocjacyjne czy też postawa drugiej strony.

Jak wcześniej zostało wspomniane, na powyższe elementy należy nałożyć czynnik psychologiczny, który determinuje odczucie porażki lub zwycięstwa w procesie rozmów negocjacyjnych. W trakcie rozmów biznesowych negocjator bardzo często podejmuje decyzje emocjonalnie. A dopiero na późniejszym etapie dobudowuje argumentację, która spowodowała podjęcie takiej, a nie innej decyzji. Ma to związek z funkcjonowaniem psychiki człowieka, która zdeterminowana jest emocjami i na jej bazie negocjator podejmuje większość decyzji (w przeciwieństwie do algorytmów programów komputerowych, w których wyłącznie zaprogramowana sekwencja mających nastąpić po sobie zdarzeń oraz wprowadzone dane wpływają na finalny efekt i wybór najlepszego rozwiązania).

Blefowanie podczas negocjacji - czy warto blefować?

Czy warto blefować podczas negocjacji z dostawcą? Nie, nie warto. Blef, czyli świadome wprowadzenie w błąd drugiej strony, może w krótkiej perspektywie przynieść doraźne korzyści. Jednak w trakcie dalszej współpracy z dużym prawdopodobieństwem odbije się niekorzystnie na osobie stosującej taką formę działania podczas rozmów negocjacyjnych. To tak, jak w trakcie gry w pokera jedna ze stron może, posiadając niskie karty zachowywać się, jak osoba, która jest pewna wygranej. W tej sytuacji ma szansę na wzbudzenie obaw drugiej strony, przestraszenie partnera gry oraz odniesienie zwycięstwa. Jednak, gdy druga strona odkryje blef i powie „sprawdzam” – straci wówczas całą pulę. Podobnie jest w negocjacjach z dostawcą. Gdy druga strona odkryje blef, wówczas kupiec może stracić transakcję, a ponadto własny autorytet, którego ( w zależności od typu osobowego dostawcy) może nigdy nie odzyskać. Na zaufanie często pracuje się latami, a stracić je można w jednej chwili.

Kolejna kwestia, która wiąże się ze stosowaniem blefu (a czasem także i manipulacji) w rozmowach z dostawcą to zagadnienia dotyczące etyki oraz szczerości w biznesie. Etyka, w rozumieniu stosowania prawa oraz zasad uznawanych jako kanon postępowania, daje negocjatorowi przestrzeń wewnątrz której swobodnie może się poruszać. Wszelkie działania, które naruszają prawo bądź niepisane zasady postępowania podczas rozmów negocjacyjnych mogą odwrócić się przeciwko kupcowi. Mimo, iż w doraźnych działaniach może być to dla negocjatora kuszące, to etyczne postępowanie w działaniach biznesowych w dłuższej perspektywie się zwraca.

Otwartość w komunikacji pomiędzy kupcem a dostawcą

Otwartość w komunikacji jest bardzo ważną kwestią, ponieważ tylko w sytuacji, gdy obie strony negocjacji znają dobrze swoje interesy i oczekiwania mają szansę na uzyskanie wyniku negocjacji typu wygrany-wygrany. Warto jednak mieć na względzie, iż otwartość może mieć też pewne granice. Granice te mówią o tym: z kim możemy porozmawiać na dany temat, o czym możemy powiedzieć danej osobie oraz ile możemy powiedzieć na dany temat. Zatem otwartość to nie jest mówienie wszystkiego wszystkim, lecz świadome dzielenie się istotnymi informacjami, które mogą przybliżyć nas do osiągnięcia lepszych warunków zakupu podczas negocjacji z dostawcą.

Budowanie siły kupca podczas negocjacji zakupowych

Siła kupca, sposoby jej budowania i okazywania to elementy ściśle związane z komunikacją z dostawcami i sposobami jej wyrażania podczas rozmów negocjacyjnych. Siła kupca, rozumiana jako wpływ na przebieg zdarzeń podczas negocjacji, powinna być budowana w sposób świadomy i kontrolowany. Okazywanie siły to nie jest grożenie i straszenie dostawcy konkurencją w sposób bezpośredni. Budowanie siły kupca jest skuteczniejsze wówczas, gdy dostawca sam uzna, iż warto ustąpić w negocjowanych warunkach. Bardzo dobrą sytuacją jest taka, w której dostawca sam uzna, że warto zaoferować lepsze warunki.

Negocjacje zakupowe a wizerunek kupca

Kształtowanie wizerunku przez kupca, zarówno firmy lub organizacji, jak i własnego jako partnera rozmów z dostawcą, odgrywa istotną rolę w budowaniu i umacnianiu pozycji preferowanego odbiorcy. Ma to duże znaczenie między innymi z kilku powodów:

Negocjacje zakupowe - kontekst powstania szkolenia

Szkolenie z negocjacji zakupowych powstało w odpowiedzi na zwiększone zainteresowanie Klientów możliwością obniżenia kosztów pozyskiwania produktów i usług. Od ponad dziesięciu lat szkolenie „Negocjacje zakupowe” wciąż zyskuje na popularności. Z roku na rok prowadzonych jest coraz więcej kursów dla kupców. W trakcie wieloletniego realizowania warsztatów, szkolenie stale było i jest rozwijane, aby w jak największym stopniu zaspokajać potrzeby rozwojowe kupców, specjalistów działu zakupów oraz ich szefów.

Korzyści z uczestnictwa w szkoleniu z negocjacji zakupowych

Szkolenia z negocjacji dla kupców

Negocjacje zakupowe - szkolenia otwarte i zamknięte

Szkolenie z negocjacji dla kupców jest realizowane zarówno w formie otwartej, jak i zamkniętej. Więcej informacji na temat specyfiki szkoleń otwartych i zamkniętych znajdziesz na podstronie szkolenia otwarte.

Program szkolenia "Negocjacje zakupowe"

„Negocjacje zakupowe” realizowane są w formie warsztatowej. Szkolenie porusza zagadnienia oraz kształci umiejętności, które wspierają kupców w usprawnieniu skuteczności komunikacji podczas negocjacji zakupowych oraz wzmacniają efektywność rozmów negocjacyjnych z dostawcami. Koncentracja na praktycznych aspektach negocjacji, ćwiczeniach indywidualnych i zespołowych, symulacjach negocjacyjnych oraz pracy warsztatowej sprawia, że kupcy uczestniczący w szkoleniu otrzymują solidną dawkę energii i umiejętności, które przekładają się na osiąganie lepszych warunków zakupu od dostawców.

autor: trener biznesu Mirosław Plak

Zobacz program szkolenia dla kupców na witrynie firmy szkoleniowej SCHECTERS Szkolenia:

Szkolenia otwarte dla kupców i specjalistów ds. zakupów

Sprawdź tematykę szkoleń otwartych realizowanych przez trenera biznesu Mirosław Plaka, w tym kursów skierowanych do pracowników działu zakupów: „Negocjacje zakupowe” i ” Skuteczny specjalista działu zakupów”:

Złość może być skutecznym narzędziem negocjacji, ale tylko jako zaplanowane działanie, nigdy jako spontaniczna reakcja.

Mark McCormack